Come organizzare un Open Day memorabile

Per organizzare un Open Day memorabile ed allettare il maggior numero di genitori a far scegliere una determinata scuola dell’infanzia o asilo nido piuttosto che un altro, occorre avere bene a mente che la presentazione deve essere fatta nel migliore dei modi cercando di sottolineare i punti di forza della propria struttura e gli obiettivi raggiunti negli anni passati.
Per rendere memorabile l’Open Day possono essere seguiti i consigli che verranno elencati in seguito.

Pianificare l’evento per tempo

L’Open Day deve essere pianificato per tempo per fare in modo che nulla venga lasciato al caso. In questo senso, quindi, occorre pubblicizzare l’evento il più possibile utilizzando i mezzi di comunicazione più incisivi come biglietti di presentazione dell’evento, utilizzo dei social network e messaggi con foto, date e indicazioni specifiche del programma.
Per una perfetta organizzazione occorre pubblicizzare l’evento almeno un mese prima e scegliere una data che rispetti determinate caratteristiche che possono essere:
1. Non ci sono eventi simili nella stessa giornata;
2. La data scelta non sia vicina a festività e ponti poiché le persone possono decidere di partire per delle vacanze o gite;
3. La giornata non deve essere lavorativa. Meglio quindi optare per un sabato mattina.

La pianificazione dell’evento deve anche prevedere una corretta raccolta di adesioni che può essere fatta mediante il sito della scuola, la pagina facebook, la posta elettronica o il telefono, in questo modo, avendo un’idea delle persone che interverranno, sarà possibile preparare del materiale da lasciare a ogni famiglia evitando che qualcuno si ritrovi senza. L’appunto del numero delle adesioni è inoltre molto utile per capire in quale stanza potrà essere eseguita la presentazione della scuola in modo che tutti possano avere il posto a sedere.
Infine, sapere quante persone interverranno, potrebbe essere utile in caso di poche adesioni; caso nel quale sarà possibile rinviare l’evento per tempo.

Preparare la documentazione

Dopo aver stabilito la data e dopo aver fatto il conteggio delle persone che probabilmente interverranno, sarà possibile preparare tutta la documentazione sia in merito all’offerta formativa che alle varie attività integrative.
Per non creare troppa confusione però, è bene non esagerare con le informazioni poiché molte persone non hanno la voglia di leggere un documento zeppo di informazioni. Meglio una lista precisa e puntuale che possa anche attrarre i genitori.
Per non incorrere in carenze che non danno una buona immagine della scuola è sempre consigliabile preparare molte più brochure rispetto al numero dei partecipanti perché potrebbe capitare che coloro che non hanno dato la loro adesione decidano di intervenire comunque.

Preparazione della giornata

Prima della preparazione delle stanze che serviranno per la presentazione della giornata occorre predisporre una scaletta precisa e puntuale su tutti i concetti che verranno snocciolati durante l’Open Day.
In particolare occorre seguire i punti che sono già stati inseriti nella brochure e individuare i luoghi della scuola più adatti. È bene non prevedere più zone per l’incontro perché i genitori potrebbero stancarsi a spostarsi continuamente ma non devono nemmeno essere costretti a rimanere seduti per un periodo troppo lungo di tempo.

In questo caso, quindi, potrebbe essere molto utile utilizzare una stanza grande per la presentazione iniziale, magari accompagnata con della musica e con slide che possano mostrare foto dei lavoretti eseguiti dai bambini e delle attività effettuate durante l’anno successivo.
In un secondo momento potranno invece essere illustrati i progetti futuri con tutti i benefici che questi possono apportare.
Dopo i discorsi e le varie elencazioni dei lavori e del programma, occorre far visitare la scuola ai genitori mostrando loro tutte le stanze che si hanno a disposizione. Oltre alle aule vanno fatti visitare anche gli spazi dedicati alla merenda e al pranzo, la palestra e i bagni.

In un terzo momento occorre dare la possibilità ai genitori di fare qualche domanda tornando nella stanza dove si è svolta la prima presentazione.
Potrebbe essere una buona idea preparare un piccolo banchetto per salutare le famiglie, da far predisporre al personale quando i genitori visionano le stanze della scuola.

Idee per rendere l’Open Day memorabile

A ridosso del giorno della presentazione va fatta una pulizia approfondita. La scuola deve infatti risultare un posto accogliente e assolutamente igienizzato. La presenza di finestre è molto utile per rendere gli spazi luminosi e adatti ai bambini.
Una buona idea è quella di adornare l’ambiente con piante verdi capaci di conferire ai vari spazi un aspetto naturale e salubre.

Il giorno dell’Open Day potrebbe essere fatto vedere ai partecipanti un video con foto delle attività svolte, con un sottofondo musicale allegro e divertente.
Per i genitori possono inoltre essere distribuiti dei gadget come portachiavi o simpatiche penne.
Il momento del rinfresco dovrebbe essere accompagnato da musica accompagnata da uno spettacolo dei bambini già frequentanti la scuola la cui felicità sarà di sicuro contagiosa.